Penting, Penggunaan Sistem Informasi dalam Pengelolaan SDM (1)

HRD seminar foto-1

TAK pelak lagi,  era globalisasi sekarang ini berdampak pada keberlangsungan hidup organisasi. Ini menjadi tantangan bagi organisasi untuk lebih beradaptasi dengan cepat. Maka bagian SDM (Sumber Daya Manusia) pun dituntut menyesuaikan diri menjalankan peran yang lebih strategis dan mengurangi pekerjaan-pekerjaan administratif. Dengan kata lain lebih proaktif dan lebih bernilai tambah.

Terkait kebutuhan SDM yang dinamis tersebut, maka penggunaan teknologi Human Resource Information System (HRIS) dalam SDM organisasi besar mutlak diperlukan. Bukan sekedar efisiensi fungsi administratif tetapi juga alat bantu pencapaian strategis, yang objektif, sistematis, terstruktur, dan transparan.

Berbagai pengetahuan dan best practice perusahaan papan atas terkemuka di Indonesia dibagikan dalam kegiatan HRIS Expo & Conference 2014 yang digelar FKM-PPM Manajemen. pada 10-11 September 2014 di Jakarta.

Mandiri University
Alex Denni, Chief Learning Officer dan Head of Corporate University di Bank Mandiri memaparkan strategi bank terbesar di Indonesia tersebut dalam penggunaan sistim informasi SDM.

“Berkat program HRIS, sekarang kami bisa membayar bonus bagi 30.000 karyawan kami pada akhir bulan Februari, bukan Juli seperti dulu,” tuturnya bangga.

Alex menunjukkan contoh bagaimana HRIS membantu dalam sistem penilaian kinerja seorang karyawan mulai dari self assessment, penilaian atasan, yang diteruskan sampai ke perhitungan reward bahkan langsung dikaitkan dengan suksesi. Kinerja seorang karyawan langsung tercatat dalam sistem dan setelah beberapa tahapan penilaian dengan indikator yang telah ditetapkan, akan menjadi bahan dalam seleksi promosi.

BPJS Kesehatan

Pada sesi lain, Elsa Novelia, Head of Performance and Talent Management Division BPJS Kesehatan menjabarkan kebijakan dan sistem penilaian kinerja di BPJS Kesehatan. Sejak 1 Januari 2014, setelah Askes dileburkan ke dalam BPJS Kesehatan, terjadi lonjakan pelanggan delapan kali lipat, menjadi 121,6 juta peserta.

HRD seminar foto-3

Seminar dan konferensi HRIS: Berlokasi di Jakarta Selatan, sepanjang 10-11 September 2014 berlangsung seminar dan konferensi tentang HRIS. (Dok. Royani Lim/Sesawi.Net)

Tetapi tambahan pesat klien tersebut belum dibarengi kenaikan jumlah karyawan yang sesuai. “Jumlah karyawan kami sekarang sekitar 5.000, naik dari 2.000 tahun sebelumnya. Ini merupakan tantangan agar beban kerja yang berat tidak menjadi faktor demotivasi terhadap karyawan kami,” ungkap Elsa.

Elsa menjelaskan bagaimana transformasi dan rencana pengelolaan HRIS BPJS Kesehatan dalam tujuan mewujudkan visi 2019 dimana seluruh penduduk Indonesia diharapkan sudah memiliki jaminan kesehatan sosial.

“Di BPJS Kesehatan, kami menggunakan rumus Result + Behavior = Performance,” jelas Elsa. Hasil kerja, kompetensi, komitmen, tugas tambahan, dan kejadian kritis menjadi komponen penilaian untuk penentuan kinerja seorang karyawan. Hasil ini juga digunakan dalam penilaian promosi dan suksesi seperti di Bank Mandiri.

HRD seminar foto-5

Memanfaatkan teknologi untuk merekam prestasi kerja: Seminar HRIS ini antara lain membahas peluang pemanfaatan teknologi informasi untuk merekam prestasi kerja karyawan. (Dok. Royani Lim/Sesawi.Net)

Menurut Elsa, dampak positif dalam penggunaan HRIS adalah terjadinya standarisasi prosedur, proses, dan kebijakan sistem penilaian kinerja. Selain itu efisiensi waktu, keterlibatan aktif seluruh karyawan dan dokumentasi yang lengkap. Sedangkan dampak negatif yang bisa terjadi adalah karyawan mungkin tidak seluruhnya berani menilai sesuai kondisi sesungguhnya karena asas transparansi yang diterapkan. Ketidaksiapan karyawan dalam menerima input balik dan hasil penilaian secara terbuka juga kadang dia temui di lapangan.

 

 

 

 

Artikel lain yang banyak dibaca:

Loading...

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

%d bloggers like this: